Introdução à Criação de Planilhas Automáticas para Controle de Validade e Vencimentos
Gerenciar a validade de produtos, serviços e contratos é uma tarefa essencial para muitos negócios. Acompanhar manutenções de equipamentos, visitas a clientes ou mesmo a validade de produtos e contratos pode ser um desafio. No entanto, com o auxílio de planilhas automáticas no Excel, essa gestão pode se tornar mais eficiente e menos suscetível a erros. Uma planilha bem estruturada pode atualizar-se automaticamente com a data atual, garantindo que você tenha sempre as informações mais recentes à mão.
Configurando a Data Atual de Forma Automática
Um dos primeiros passos para criar uma planilha de controle é garantir que a data esteja sempre atualizada. Isso é possível utilizando a função HOJE() do Excel, que retorna a data atual sempre que a planilha é aberta. Essa função é crucial para que a planilha possa calcular automaticamente os prazos e vencimentos baseados na data corrente, sem a necessidade de atualizações manuais.
Organizando as Informações na Planilha
Para que a planilha seja eficaz, é importante organizar as informações de forma clara. Isso inclui definir colunas para o ID ou número de registro, responsável, nome do cliente, início do prazo, prazo em dias, data do pagamento, dias a vencer e situação. Essas colunas ajudarão a visualizar rapidamente o status de cada item, seja ele um produto, serviço ou contrato. Além disso, é possível personalizar a planilha para atender às necessidades específicas de cada negócio.
Automatizando o Cálculo de Dias a Vencer
Um aspecto fundamental da planilha é a capacidade de calcular automaticamente os dias restantes até o vencimento de um item. Isso é feito por meio de uma fórmula que soma a data de início do prazo com o prazo em dias e subtrai a data atual. A função condicional é utilizada para ajustar a exibição dos dias a vencer, mostrando "Pago" quando a data de pagamento é inserida, indicando que o item já foi quitado.
Definindo a Situação de Cada Item
A coluna de situação é onde a planilha mostra se um item está "No Prazo", "Pago" ou "Vencido". Isso é determinado por meio de fórmulas condicionais que levam em conta os dias a vencer e a data de pagamento. A formatação condicional do Excel é uma ferramenta poderosa que pode ser usada para alterar a cor das células automaticamente, baseando-se no status de cada item, o que facilita a identificação visual do estado de cada um.
Contabilizando os Status de Vencimento
Além de monitorar individualmente cada item, é útil ter um resumo que mostre a quantidade total de itens vencidos, no prazo e pagos. Isso é possível com a função CONT.SE, que conta o número de ocorrências de um determinado status dentro de um intervalo de células. Com essa funcionalidade, a planilha oferece uma visão geral rápida, permitindo que o usuário identifique e priorize as ações necessárias.
Conclusão
As planilhas automáticas são ferramentas valiosas para o controle de vencimentos e validades. Com a configuração correta, elas podem economizar tempo e reduzir erros, fornecendo informações atualizadas e precisas. Através do uso de funções como HOJE(), fórmulas condicionais e formatação condicional, o Excel se torna um aliado poderoso na gestão eficiente de prazos e vencimentos. Com essas técnicas, é possível criar uma planilha dinâmica e adaptável às necessidades de cada negócio, garantindo que nada passe do prazo sem o devido acompanhamento.
Sou o empreendedor fundador do site PlanilhaExcel.com. Sou um entusiasta de tecnologia desde muito tempo. Gosto de Excel, sou programador e criador de conteúdos. Trabalho desde 2006 criando sites, muito embora, a minha história com o HTML tendo começado por volta do ano de 2001, quando fiz um curso no SENAC.
Depois de aprender HTML, continuei os estudos por conta própria e fui desenvolvendo as minhas habilidades. Aprendi JavaScritp, CSS, um pouco de edição de imagens. Esta atividade era, na época, apenas um hobby, e eu não tinha pressa nenhuma para fazer nada.
Paralelo a isso, concluí o Ensino Médio, e depois de uns anos entrei na faculdade de Administração de Empresas. Foi somente na faculdade, que abri meus olhos para as possíveis oportunidades neste mercado de internet, que ainda estava surgindo, e era tudo feito na base do improviso e vontade. O ano era 2006…
