Com esta planilha Excel para controle de material de escritório pronta para uso você poderá ter um maior controle sobre os gastos dos materiais utilizados no escritório, por exemplo.
A ferramenta, no entanto, serve para aplicações domésticas, como o controle dos materiais escolares das crianças, por exemplo; além da utilização por empresas de todos os portes, tamanhos e áreas de atuação no mercado.
Planilha de Material de Escritório
A planilha conta, no entanto, com 7 colunas para fazer o controle das informações. São elas: Item, Material, Estoque, Saída, Mínima, Saldo e Solicitar. Cada umas destas colunas tem sua função, por isso, faremos um breve descritivo de cada função nas linhas abaixo.
- Item: ColunaNo Excel, chamamos as divisões verticais de uma planilha de colunas, identificadas por letras (A, B, C…). Cada coluna desempenha um papel essencial… Mais que serve apenas para numerar os itens, por exemplo.
- Material: ColunaNo Excel, chamamos as divisões verticais de uma planilha de colunas, identificadas por letras (A, B, C…). Cada coluna desempenha um papel essencial… Mais para fazer uma descrição do item de material de escritório que você deseja trabalhar.
- Estoque: ColunaNo Excel, chamamos as divisões verticais de uma planilha de colunas, identificadas por letras (A, B, C…). Cada coluna desempenha um papel essencial… Mais para fazer o controle da quantidade de itens que você tem no escritório. Ou para controlar a quantidade que vai ser preciso comprar na papelaria, por exemplo.
- Solicitar: A colunaNo Excel, chamamos as divisões verticais de uma planilha de colunas, identificadas por letras (A, B, C…). Cada coluna desempenha um papel essencial… Mais Solicitar é dinâmica através de fórmula. Ela determina a quantidade de itens a serem comprados vendo o estoque, a saída e a previsão futura do estoque.
- Saída: ColunaNo Excel, chamamos as divisões verticais de uma planilha de colunas, identificadas por letras (A, B, C…). Cada coluna desempenha um papel essencial… Mais para fazer o controle da quantidade de itens que serão consumidos no mês. É uma estimativa de consumo, no entanto.
- Mínima: ColunaNo Excel, chamamos as divisões verticais de uma planilha de colunas, identificadas por letras (A, B, C…). Cada coluna desempenha um papel essencial… Mais para controlar a quantidade mínima no estoque de um determinado item de material de expediente.
- Saldo: A colunaNo Excel, chamamos as divisões verticais de uma planilha de colunas, identificadas por letras (A, B, C…). Cada coluna desempenha um papel essencial… Mais Saldo é dinâmica através de fórmula que verifica se o estoque vai ser consumido pela saída de itens.
50 Itens Indispensáveis em Qualquer Escritório
Montar e manter um escritório funcional exige planejamento e atenção aos detalhes. Para ajudá-lo nessa tarefa, compilei uma lista com 50 produtos essenciais que todo escritório deve ter, além de situações em que esses itens são fundamentais.
Papel A4
Essencial para impressão e cópias, o papel A4 é o formato padrão utilizado em documentos e relatórios. Sua versatilidade também o torna ideal para anotações e rascunhos.
Canetas esferográficas
Ferramentas básicas para escrita, as canetas esferográficas são indispensáveis para assinaturas, anotações e preenchimento de formulários. Sua durabilidade e fluxo suave garantem uso contínuo.
Lápis
Útil para esboços, rascunhos e cálculos rápidos, o lápis oferece flexibilidade para correções. Ideal para áreas como contabilidade e design, onde a precisão é essencial.
Borrachas
Companheiras dos lápis, as borrachas permitem correções limpas e rápidas, removendo marcas de grafite sem danificar o papel.
Marcadores de texto
Perfeitos para destacar informações importantes em documentos, os marcadores de texto ajudam na organização e revisão de materiais.
Clips de papel
Simples, mas eficazes, os clips de papel são utilizados para agrupar documentos de forma temporária, mantendo-os organizados sem a necessidade de perfurar o papel.
Grampeador
Essencial para unir permanentemente documentos, o grampeador é uma ferramenta de uso diário, garantindo que os papéis fiquem juntos e organizados.
Grampos
Complemento necessário para o grampeador, os grampos asseguram que os documentos fiquem presos de maneira segura e duradoura.
Fita adesiva
Versátil e prática, a fita adesiva é usada para selar envelopes, emendas de papel e diversos tipos de reparos no escritório.
Tesoura
Fundamental para cortes precisos de papel, etiquetas e outros materiais leves, a tesoura é uma ferramenta básica e indispensável.
Estilete
Ideal para cortes detalhados e precisos em papel, plástico e outros materiais, o estilete é uma ferramenta essencial para o escritório.
Blocos de notas adesivas (Post-it)
Perfeitos para recados rápidos, lembretes e marcação de páginas, os blocos de notas adesivas são versáteis e permitem reorganização fácil dos seus apontamentos.
Caderno de anotações
Importante para manter registros manuais, ideias e notas diárias, o caderno de anotações é um companheiro constante em reuniões e planejamento.
Agenda
Ferramenta fundamental para organização, a agenda ajuda a planejar compromissos, prazos e atividades diárias, garantindo que nada seja esquecido.
Pastas suspensas
Essenciais para organização de documentos, as pastas suspensas permitem arquivamento eficiente e fácil acesso a papéis importantes.
Pastas sanfonadas
Ideais para arquivar documentos em grande volume, as pastas sanfonadas oferecem múltiplos compartimentos, otimizando o espaço e a organização.
Envelopes
Indispensáveis para o envio e armazenamento seguro de documentos, os envelopes protegem o conteúdo e garantem apresentação formal.
Calculadora
Ferramenta indispensável para cálculos rápidos e precisos, a calculadora é útil em tarefas financeiras e administrativas, agilizando processos.
Etiquetas adesivas
Perfeitas para identificação e organização, as etiquetas adesivas facilitam a categorização de pastas, caixas e documentos.
Resma de papel para impressora
Essencial para manter a impressora sempre pronta para uso, a resma de papel é indispensável em qualquer escritório.
Cartuchos de tinta ou toner
Fundamentais para o funcionamento contínuo das impressoras, os cartuchos de tinta ou toner garantem impressões nítidas e de alta qualidade.
Caixas organizadoras
Ideais para armazenar documentos, materiais de escritório e itens diversos, as caixas organizadoras ajudam a manter o ambiente limpo e organizado.
Bandejas de papel
Importantes para o gerenciamento de documentos, as bandejas de papel mantêm papéis organizados e acessíveis, separando materiais de entrada e saída.
Carimbo
Ferramenta prática para autenticar documentos, o carimbo é essencial em ambientes onde há necessidade de selos e assinaturas repetitivas.
Almofada para carimbo
Complemento indispensável para o carimbo, a almofada mantém a tinta fresca e pronta para uso, garantindo impressões claras e legíveis.
Tinta para carimbo
Essencial para recarregar almofadas de carimbo, a tinta assegura que os carimbos sejam sempre visíveis e uniformes.
Mouse pad
Fundamental para o conforto e precisão ao usar o mouse, o mouse pad protege a superfície da mesa e melhora a navegabilidade.
Cabo de extensão
Crucial para garantir acesso à eletricidade em diferentes partes do escritório, o cabo de extensão facilita a conexão de dispositivos distantes.
Adaptadores de tomada
Indispensáveis em um ambiente com diversos aparelhos, os adaptadores de tomada permitem que dispositivos de diferentes padrões sejam conectados.
Roteador Wi-Fi
Central para a conectividade no escritório, o roteador Wi-Fi garante acesso à internet de alta velocidade para todos os dispositivos.
Lixeira
Fundamental para manter o ambiente limpo e organizado, a lixeira é um item básico para descarte de papéis e outros resíduos.
Copos descartáveis
Essenciais para a praticidade e higiene, especialmente em reuniões ou eventos, os copos descartáveis eliminam a necessidade de limpeza adicional.
Álcool em gel
Importante para a higiene e prevenção de doenças, o álcool em gel é indispensável para manter as mãos limpas e o ambiente saudável.
Toalhas de papel
Versáteis e práticas, as toalhas de papel são utilizadas para limpeza rápida e secagem de mãos, ajudando a manter a higiene no escritório.
Porta-canetas
Essencial para a organização da mesa, o porta-canetas mantém canetas, lápis e outros pequenos itens de escritório sempre à mão.
Suporte para monitor
Importante para ergonomia, o suporte para monitor ajusta a altura da tela, promovendo uma postura correta e confortável durante o trabalho.
Suporte para laptop
Fundamental para quem trabalha com notebooks, o suporte para laptop melhora a ventilação e ergonomia, elevando o dispositivo a uma altura mais adequada.
Mochila para laptop
Indispensável para profissionais em movimento, a mochila para laptop protege o dispositivo e facilita o transporte seguro de equipamentos e documentos.
Pen drive
Ferramenta prática para armazenamento e transferência de arquivos, o pen drive é essencial para backup e compartilhamento de documentos.
HD externo
Importante para armazenamento de grande volume de dados, o HD externo oferece segurança e mobilidade para backups e arquivamento.
Teclado
Fundamental para a digitação, o teclado é uma das principais interfaces entre o usuário e o computador, disponível em diversas configurações ergonômicas.
Mouse
Complemento essencial ao teclado, o mouse é utilizado para navegação precisa e rápida na interface do computador, sendo indispensável no dia a dia.
Fones de ouvido
Perfeitos para concentrar-se em ambientes compartilhados, os fones de ouvido garantem privacidade e permitem foco em chamadas e tarefas individuais.
Cadeira ergonômica
Essencial para o conforto e saúde durante longas jornadas de trabalho, a cadeira ergonômica oferece suporte adequado à colunaNo Excel, chamamos as divisões verticais de uma planilha de colunas, identificadas por letras (A, B, C…). Cada coluna desempenha um papel essencial… Mais e previne dores.
Mesa de escritório
O coração de qualquer espaço de trabalho, a mesa de escritório deve ser robusta e funcional, oferecendo espaço para todas as atividades e equipamentos.
Armário de arquivo
Importante para armazenamento seguro e organizado de documentos, o armário de arquivo protege papéis importantes e facilita o acesso rápidoO acesso rápido a arquivos é uma das vantagens principais dos atalhos no Google Drive. Com a possibilidade de criar atalhos para documentos importan… Mais.
Relógio de parede
Fundamental para gestão do tempo, o relógio de parede mantém todos no escritório sincronizados e conscientes das suas responsabilidades.
Extintor de incêndio
Indispensável para a segurança, o extintor de incêndio é um item obrigatório, proporcionando proteção e resposta rápida em caso de emergência.
Ar condicionado ou ventilador
Essenciais para o conforto térmico, o ar condicionado ou ventilador ajudam a manter a temperatura agradável, contribuindo para um ambiente de trabalho produtivo.
Filtro de água
Importante para a saúde e bem-estar, o filtro de água garante acesso constante a água potável, incentivando a hidratação ao longo do dia.
Situações que Precisam de Lista de Material de Escritório
Esta lista serve como um guia abrangente para garantir que seu escritório esteja sempre preparado, seja para operações diárias, montagens de novos espaços, atualizações de equipamentos, reuniões importantes ou emergências.
Ter os produtos certos em mãos facilita o trabalho e contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente e seguro.
Abastecimento Regular do Escritório
No dia a dia de um escritório, certos materiais precisam ser repostos com frequência. Itens como papel A4, canetas esferográficas, lápis, grampos, clips de papel, fita adesiva, e blocos de notas adesivas são consumidos rapidamente.
Além disso, é essencial ter sempre uma resma de papel para impressora e cartuchos de tinta ou toner à mão. Manter um estoque adequado desses produtos garante que as operações diárias não sejam interrompidas, permitindo que sua equipe continue a trabalhar sem imprevistos.
Montagem de um Novo Escritório
Montar um novo espaço de trabalho requer mais do que apenas o básico. Além de suprimentos diários, como pastas suspensas, etiquetas adesivas, e calculadoras, é crucial pensar em móveis e equipamentos eletrônicos.
Uma cadeira ergonômica, mesa de escritório, suporte para monitor, e roteador Wi-Fi são elementos fundamentais para criar um ambiente de trabalho confortável e produtivo. Não esqueça, por isso, de adquirir uma lixeira, extintor de incêndio e, dependendo do clima, um ar condicionado ou ventilador, para garantir o bem-estar de todos.
Atualização de Equipamentos e Móveis
Com o tempo, é necessário renovar ou substituir equipamentos e móveis antigos. Atualizar seu escritório com itens como teclados, mouses, monitores, HD externo, e suporte para laptop pode melhorar significativamente a eficiênciaA eficiência no Google Drive é aumentada com a introdução de atalhos, que reduzem a necessidade de duplicar arquivos e economizam espaço de armaz… Mais do trabalho, por exemplo.
Se for o caso, adicione um novo armário de arquivo para organizar documentos e materiais de forma prática.
Preparação para Reuniões e Eventos
Organizar uma reunião ou evento corporativo exige preparação e materiais específicos. Assim sendo, flip charts, projetores, e materiais de apresentação são indispensáveis para um encontro bem-sucedido. Além disso, é importante ter em mãos cadernos de anotações, agendas, e canetas para distribuir entre os participantes.
No caso de reuniões longas, no entanto, copos descartáveis e um filtro de água garantem que todos permaneçam hidratados e focados.
Kit de Emergência e Saúde no Escritório
Cuidar da segurança e saúde dos colaboradores também é essencial. Por isso, além de itens de primeiros socorros, como um kit de emergência, certifique-se de ter à disposição produtos como álcool em gel, toalhas de papel, e sabonete líquido para manter a higiene em dia.
O extintor de incêndio deve estar acessível e em local estratégico, conforme as normas de segurança.
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Se você precisar de algum tipo de adaptação desta planilha, deixe um comentário com a sua ideia, porque, quem sabe, não podemos desenvolver isso numa planilha nova, ou incluir as funcionalidades nesta mesma planilha.
Hellston Linhares é empreendedor fundador do Forquilha Despachante. É despachante credenciado no DETRAN e também atua nas áreas de serviços financeiros como empréstimos, financiamentos, consórcios e seguros; além de prestar consultorias e assessorias na regularização de documentação veicular, serviços de rastreamento veicular via satélite e criação de conteúdos para web.
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